L'idée centrale de GTD est simple mais puissante :
- Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker : chaque engagement non capturé occupe de l'espace mental
- Le stress vient des "boucles ouvertes" : ces choses à faire qui traînent sans système fiable pour les gérer
- La solution : capturer TOUT dans un système externe fiable, puis traiter systématiquement
- Résultat : esprit clair ("mind like water"), capacité à être pleinement présent dans l'action
GTD n'est pas une to-do list, c'est un système complet de gestion des engagements.
Le workflow GTD se déroule en 5 phases :
- 1. Capturer : notez TOUT ce qui attire votre attention dans des "boîtes de réception" (inbox email, carnet, app)
- 2. Clarifier : pour chaque élément, demandez "Est-ce actionnable ?" Si oui, quelle est la prochaine action concrète ?
- 3. Organiser : classez dans les bonnes listes selon le contexte (@bureau, @maison, @téléphone, En attente, Peut-être un jour)
- 4. Réfléchir : revue hebdomadaire pour maintenir le système à jour et garder la vue d'ensemble
- 5. Engager : choisir et faire, en confiance car votre système est fiable
Une règle simple qui change tout :
- Principe : si une action prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement au lieu de la noter
- Pourquoi : le temps de capturer, organiser et retrouver la tâche dépasse souvent 2 minutes
- Exemples : répondre à un email simple, ranger un document, passer un appel rapide
- Attention : ne pas enchaîner les tâches de 2 min pendant des heures. C'est pour le traitement de l'inbox, pas toute la journée
Le secret pour que GTD fonctionne sur la durée :
- Quand : 1-2h par semaine, idéalement vendredi après-midi ou dimanche soir
- Étapes : vider toutes les inbox, passer en revue toutes les listes, mettre à jour les projets, planifier la semaine
- Questions clés : qu'est-ce qui a avancé ? Qu'est-ce qui bloque ? Qu'ai-je oublié ?
- Pourquoi c'est crucial : sans revue régulière, vous perdez confiance dans votre système et revenez au stress mental
Comment démarrer sans être submergé :
- Outils simples : papier + stylo ou app (Todoist, Things, Omnifocus). L'outil importe moins que la méthode
- Grande collecte initiale : prenez 2-3h pour capturer TOUT ce qui traîne dans votre tête et votre environnement
- Créez vos listes : Inbox, Prochaines actions (par contexte), Projets, En attente, Peut-être un jour, Référence
- Commencez petit : les premières semaines, focalisez sur capturer et la règle des 2 min. Ajoutez la revue ensuite
- Soyez patient : il faut 4-8 semaines pour que GTD devienne naturel
Questions Frequentes
Quelle app utiliser pour GTD ?
GTD peut se faire sur papier. En apps : Todoist (accessible, freemium), Things (Mac/iOS, payant, élégant), Omnifocus (puissant, complexe), Notion (flexible). L'outil importe moins que la pratique. Commencez simple et évoluez si besoin.
GTD fonctionne-t-il pour la vie personnelle ?
Absolument. GTD ne distingue pas pro/perso. 'Appeler le plombier' et 'Préparer la réunion client' sont traités de la même façon. C'est même recommandé d'avoir un seul système pour tout, sinon vous avez des angles morts.
Combien de temps prend GTD au quotidien ?
Une fois en place : quelques minutes pour capturer en temps réel, 10-15 min pour traiter l'inbox quotidiennement, 1-2h pour la revue hebdomadaire. Le gain de temps et de clarté mentale compense largement cet investissement.
Et si j'ai trop de choses à faire ?
GTD ne crée pas de temps supplémentaire, mais il révèle tout ce que vous avez accepté de faire. Si c'est trop, GTD vous aide à le voir clairement et à renégocier ou éliminer des engagements. C'est un miroir, pas une baguette magique.
Quelle est la différence avec une simple to-do list ?
Une to-do list est souvent une liste fourre-tout sans système de traitement. GTD ajoute : la capture exhaustive, la clarification (c'est quoi la VRAIE prochaine action ?), l'organisation par contexte, et la revue régulière. C'est un système complet, pas juste une liste.